Regulamin Warsztatów w ramach projektu Wędrowny Zakład Kultury
I. Definicje
- Regulamin – oznacza niniejszy dokument.
- Organizator – oznacza Stowarzyszenie Krotochwile z siedzibą w Krotoszynie (63-700), przy ul. Zdunowskiej 6/1, wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań-Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000417065, NIP: 6211811537.
- Warsztaty – oznaczają świadczenia edukacyjne i artystyczne Organizatora szczegółowo określone na stronie internetowej Organizatora www.wedrownyzakladkultury.pl.
- Uczestnicy – oznacza uczestników warsztatów.
- Projekt – oznacza Wędrowny Zakład Kultury.
- Zgłaszający – osoba fizyczna, która wypełnia formularz zgłoszeniowy i tym samym zgłasza wieś do udziału w Projekcie.
- Prowadzący – oznacza osobę prowadzącą Warsztaty, posiadającą wiedzę i kwalifikacje w przedmiocie Warsztatów.
- Miejsce – oznacza miejsce realizacji Warsztatów.
II. Postanowienia ogólne
- Regulamin reguluje stosunki pomiędzy Organizatorem, a Zgłaszającym i Uczestnikami w związku z Warsztatami.
- Zgłoszenie na Warsztaty jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu i programu Warsztatów oraz minimalnej liczby i grupy wiekowej Uczestników (podanych na stronie internetowej Organizatora www.wedrownyzakladkultury.pl w szczegółowych opisach Warsztatów).
III. Uczestnicy
- Uczestnikami Warsztatów mogą być osoby niepełnoletnie i pełnoletnie.
- Osoby niepełnoletnie mogą uczestniczyć w Warsztatach za zgodą rodziców lub opiekunów prawnych.
- Uczestnicy są zobowiązani do podpisania zgody na przetwarzanie danych osobowych wyłącznie na cele Projektu. W przypadku osób niepełnoletnich zgodę podpisują rodzice lub prawni opiekunowie.
- Uczestnicy są zobowiązani do podpisania zgody na rejestrację i wykorzystanie ich wizerunku. Szczegóły zgody opisuje załącznik do Regulaminu pt.: “Oświadczenie w przedmiocie zgody na wykorzystanie wizerunku”. W przypadku osób niepełnoletnich zgodę podpisują rodzice lub prawni opiekunowie.
IV. Zgłoszenie na Warsztaty
- Zgłoszenie na Warsztaty odbywa się poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego na stronie internetowej Organizatora www.wedrownyzakladkultury.pl.
- Po otrzymaniu zgłoszenia, Organizator w ciągu 4 dni przesyła informację zwrotną z możliwymi terminami przeprowadzenia Warsztatów lub dodatkowe pytania mające wyjaśnić niejasności.
- W przypadku braku korzystnych terminów lub braku dostępności danych Warsztatów, Zgłaszający może wycofać swoje zgłoszenie, o czym należy poinformować Organizatora.
- Dane pobierane od Zgłaszającego są wykorzystane wyłącznie w celu realizacji Projektu. Zgłaszający powinien zadbać o ich zgodność z prawdą.
- Zgłaszający zapewnia i udostępnia nieodpłatnie Organizatorowi lokal na czas przeprowadzenia Warsztatów. Lokal powinien być zgodny z obowiązującymi na dzień przeprowadzenia Warsztatów przepisami bezpieczeństwa (w szczególności przepisami o Bezpieczeństwie Przeciwpożarowym). Lokal powinien być wolny od wad technicznych, z dostępem do toalety, bieżącej wody, prądu oraz oświetlenia zapewniającego Uczestnikom, Organizatorom oraz Prowadzącym bezpieczną pracę.
V. Przeprowadzenie Warsztatów
- Warsztaty odbywają się wyłącznie we wsiach położonych w województwie wielkopolskim.
- Zgłaszający powinien przestrzegać limitu Uczestników i ich grupy wiekowej. Ewentualną mniejszą lub większą liczbę uczestników a także udział osób w innym niż podany wieku trzeba skonsultować z Organizatorem minimum 3 dni przed dniem realizacji Warsztatów.
- Zgłaszający powinien poinformować Organizatora o dokładnym adresie Miejsca. Organizator zapewnia transport Prowadzących oraz niezbędnych materiałów.
- Organizator zapewnia materiały edukacyjne zgodnie z typem Warsztatów oraz merytoryczną opiekę Prowadzących.
- Zgłaszający jest zobowiązany do obecności podczas realizacji Warsztatów. W przypadku nieobecności Zgłaszającego należy wskazać osobę, która będzie go zastępować i przekazać informację o zmianie do Organizatora.
- W sytuacji, gdy po przyjeździe na Miejsce okazuje się, że Uczestnicy są w innym wieku, niż podany w zgłoszeniu lub liczba Uczestników jest dużo niższa od sugerowanej w opisie Warsztatu, Organizator ma prawo odstąpić od przeprowadzenia Warsztatów i obciążyć Zgłaszającego kosztami dojazdu.
- Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Warsztatów bądź zmiany terminu i Miejsca zajęć z przyczyn od siebie niezależnych (wypadki losowe, choroba prowadzącego). W takim przypadku Organizator niezwłocznie poinformuje Zgłaszającego o zaistniałej sytuacji.
- Pytania dotyczące udziału w Warsztatach, współpracy i innych zagadnień należy kierować na adres: info@wedrownyzakladkultury.pl.
VI. Warsztaty cykliczne
- Zgłoszenie na Warsztaty odbywa się poprzez wypełnienie dedykowanego formularza zgłoszeniowego na stronie internetowej Organizatora www.wedrownyzakladkultury.pl w zakładce Warsztaty cykliczne.
- Na Warsztaty cykliczne obowiązuje osobny nabór, niezależny od trwającego przez cały okres projektu naboru na Warsztaty jednorazowe. Termin i zakres naboru ogłaszany jest corocznie.
- W ramach Warsztatów cyklicznych przewidziane są dwie lub więcej ścieżki tematyczne, których opis i typ ogłaszany jest corocznie.
- Do udziału w naborze na Warsztaty cykliczne mogą zgłaszać się wsie, które nie mają domu kultury, biblioteki lub ich filii, a także zorganizowanych cyklicznych zajęć i warsztatów, mają maksymalnie 500 mieszkańców oraz znajdują się w województwie wielkopolskim. Nie spełnianie któregoś z kryteriów powoduje, że dane zgłoszenie nie będzie rozpatrywane podczas wyboru wsi.
- Dane pobierane od Zgłaszającego są wykorzystane wyłącznie w celu realizacji Projektu. Zgłaszający powinien zadbać o ich zgodność z prawdą.
- Zgłaszający zapewnia i udostępnia nieodpłatnie Organizatorowi lokal na czas przeprowadzenia Warsztatów. Lokal powinien być zgodny z obowiązującymi na dzień przeprowadzenia Warsztatów przepisami bezpieczeństwa (w szczególności przepisami o Bezpieczeństwie Przeciwpożarowym). Lokal powinien być wolny od wad technicznych, z dostępem do toalety, bieżącej wody, prądu oraz oświetlenia zapewniającego Uczestnikom, Organizatorom oraz Prowadzącym bezpieczną pracę.
VII. Bezpieczeństwo
- W Warsztatach nie mogą brać udziału Uczestnicy, których zachowanie będzie zagrażało bezpieczeństwu innych Uczestników, Prowadzących lub narazi na zniszczenie wyposażenie Miejsca. W takim wypadku Prowadzący może polecić Uczestnikowi opuszczenie Miejsca, w którym odbywają się Warsztaty.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy (pieniądze, przedmioty wartościowe) posiadane lub pozostawione przez Uczestników w miejscu prowadzenia zajęć.
- Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania Regulaminu i stosowania się do poleceń Prowadzącego. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody powstałe na skutek nieprzestrzegania Regulaminu i poleceń Prowadzącego.
- Uczestnicy ponoszą także odpowiedzialność cywilną i prawną za szkody osobowe i majątkowe powstałe wskutek ich działań w trakcie trwania Warsztatów. W przypadku osób niepełnoletnich, odpowiedzialność za szkody ponoszą ich rodzice lub prawni opiekunowie.
- Uczestnik niepełnoletni nie może opuszczać terenu Warsztatów w trakcie trwania Warsztatów, chyba, że zajęcia prowadzone są w plenerze (w takim wypadku Uczestnik pozostaje pod opieką prowadzącego i nie może oddalać się od niego do zakończenia zajęć i powrotu na Miejsce).
- Uczestnik niepełnoletni może samodzielnie opuścić Miejsce zajęć jedynie za pisemną zgodą opiekuna lub za każdorazowym kontaktem telefonicznym.
- Dla bezpieczeństwa Uczestników niepełnoletnich, opiekunowie proszeni są o podanie osób uprawnionych do odbioru Uczestnika z Warsztatów, ich danych personalnych oraz numeru telefonu
- Opiekunowie proszeni są również o udzielenie informacji o stanie zdrowia niepełnoletniego Uczestnika (w szczególności o chorobach przewlekłych takich jak cukrzyca, epilepsja), a w razie potrzeby również informacji o przyjmowanych lekach, i uczuleniach. W przypadku, gdy Opiekunowie nie przekażą takich informacji Organizator ani Zgłaszający nie ponoszą odpowiedzialności za skutki wynikające z pominięcia informacji o stanie zdrowia niepełnoletniego Uczestnika.
- Uczestnicy pełnoletni ponoszą odpowiedzialność za własne zdrowie oraz za narażanie innych na uszczerbek na zdrowiu.
VIII. Promocja Warsztatów oraz przeprowadzenie zapisów Uczestników
- Zgłaszający, po ustaleniu z Organizatorem dnia, godziny i miejsca realizacji Warsztatów, otrzymuje od Organizatora w ciągu 7 dni roboczych materiały promocyjne, w tym plakat w formacie PDF oraz JPG lub PNG, przesłane drogą elektroniczną.
- Materiały promocyjne stanowią integralną formę graficzną, a także są zaakceptowane przez podmioty finansujące Projekt, dlatego nie mogą być zmieniane w żaden sposób. Ponadto materiały promocyjne są chronione prawem autorskim zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
- Zgłaszający prowadzi promocję lokalną oraz zapisy Uczestników na Warsztaty.
- Listę zapisanych Uczestników Zgłaszający przekazuje Organizatorowi najpóźniej 2 dni przed planowanym dniem realizacji Warsztatów.
IX. Przetwarzanie danych osobowych
- Zgłaszając udział w Warsztatach, Zgłaszający wyrażają zgodę na przetwarzanie ich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych dla celów realizacji Projektu, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926 ze zmianami).
- Zgłaszający niebędący Uczestnikiem oświadcza, iż jest uprawniony do podania danych osobowych Uczestnika, które będą przetwarzane przez Organizatora w celu wykonania Projektu.
- Podanie danych osobowych jest dobrowolne, aczkolwiek niezbędne do realizacji Projektu.
- Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Krotochwile z siedzibą w Krotoszynie (63-700) przy ul. Zdunowskiej 6/1.
- Zgłaszającemu oraz Uczestnikowi nie będącemu Zgłaszającym przysługuje prawo do wglądu oraz poprawiania swoich danych osobowych.
X. Zmiana postanowień Regulaminu
- Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji na stronie internetowej Organizatora www.wedrownyzakladkultury.pl na mocy Uchwały Zarządu Stowarzyszenia Krotochwile nr 1/2020 z dnia 11 marca 2020 roku.
- Organizator może zmienić postanowienia niniejszego Regulaminu. Zmieniony Regulamin obowiązuje od czasu opublikowania go na stronie internetowej Organizatora www.wedrownyzakladkultury.pl.
- Zgłaszający, którzy wysłali formularz zgłoszeniowy zostaną poinformowani o zmianie Regulaminu poprzez przesłanie odpowiedniej wiadomości przez Organizatora za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail)
- Zgłaszający, którzy wysłali formularz zgłoszeniowy, a Warsztaty jeszcze nie zostały przeprowadzone, mogą odstąpić od Projektu w przypadku braku akceptacji postanowień nowego Regulaminu, w terminie 14 dni od dnia otrzymania powiadomienia o zmianie Regulaminu.
- Regulamin dostępny jest również w wersji drukowanej w siedzibie Organizatora oraz może zostać przesłany na adres poczty elektronicznej (e-mail) Zgłaszającego w formie pliku PDF.
XI. Postanowienia końcowe
- W celu sprawnego korzystania ze strony internetowej Organizatora www.wedrownyzakladkultury.pl, w tym zgłoszenia na Warsztaty, zaleca się używanie urządzenia z dostępem do sieci Internet oraz konta poczty elektronicznej (e-mail).
- W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie stosuje się przepisy prawa polskiego, w tym przepisy Kodeksu cywilnego.
Wersja 2
Data publikacji: 26 lipca 2022 roku.